電話応対・ビジネスメールについて

目次


電話応対の流れ、注意点

1.電話を受けた時
 はい、○○でございます
2.呼び出しが2-3回以上で電話を受けた場合
 お待たせいたしました。 ○○です。
3.相手が企業名と氏名を名乗った場合
 ○○(会社名)の○○様でいらっしゃいますね
 (取引先の場合はいつもお世話になっております)を付けたす。
4.担当の人に代わる時
 担当の者とかわりますので、少々お待ちください。 と言い保留を押し、担当の者とかわる
5.保留を押し、担当の人を探したものの不在の場合
 あいにく○○は席を外しておりますが、折り返しお電話いたしましょうか
6.折り返しのお電話をお願いされた場合
 恐れ入りますが、電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか
7.用件や電話番号を聞いた場合
 ○○の○○がうけたまわりました。

電話時のメモの取り方

電話応対では正確に電話相手の内容を伝えるために、
メモを取ることが重要です。
この項目ではメモを取る時の注意点についてまとめてみました。


  • 日時、時間
  • だれ宛の電話か
  • 相手の会社名、氏名
  • 相手の用件
  • 受け手が不在時の場合(折り返し連絡が必要、何時に再度
    電話が来る等)
  • 場合に応じて電話番号など
  • だれが電話を受けたのか


ビジネスメールの良い例悪い例



  • 件名は空白は絶対に避けましょう。 多くのメールを受ける人もいるので、
    わかりやすい件名を心がけましょう。
  • 「様」や「各位」は敬称にあたります。敬称は1つ心がけましょう。
  • 用件は、「-」等で囲み、わかりやすくまとめましょう。
  • 返信のお願いをする際には、締切日時と返信先を明記しましょう。