電話応対の流れ、注意点

1.電話を受けた時
　はい、○○でございます
2.呼び出しが2-3回以上で電話を受けた場合
　お待たせいたしました。　○○です。
3.相手が企業名と氏名を名乗った場合
　○○(会社名)の○○様でいらっしゃいますね
　(取引先の場合はいつもお世話になっております)を付けたす。
4.担当の人に代わる時
　担当の者とかわりますので、少々お待ちください。　と言い保留を押し、担当の者とかわる
5.保留を押し、担当の人を探したものの不在の場合
　あいにく○○は席を外しておりますが、折り返しお電話いたしましょうか
6.折り返しのお電話をお願いされた場合
　恐れ入りますが、電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか
7.用件や電話番号を聞いた場合
　○○の○○がうけたまわりました。

電話時のメモの取り方

電話応対では正確に電話相手の内容を伝えるために、
メモを取ることが重要です。
この項目ではメモを取る時の注意点についてまとめてみました。

• 日時、時間
• だれ宛の電話か
• 相手の会社名、氏名
• 相手の用件
• 受け手が不在時の場合(折り返し連絡が必要、何時に再度
  電話が来る等)
• 場合に応じて電話番号など
• だれが電話を受けたのか

ビジネスメールの良い例悪い例

• 件名は空白は絶対に避けましょう。 多くのメールを受ける人もいるので、
  わかりやすい件名を心がけましょう。
• 「様」や「各位」は敬称にあたります。敬称は1つ心がけましょう。
• 用件は、「-」等で囲み、わかりやすくまとめましょう。
• 返信のお願いをする際には、締切日時と返信先を明記しましょう。